Автоматизация бизнес-процессов российских предприятий

Причина № 4: возможность для роста сотрудников

Желание руководителя сэкономить и желания сотрудников должны быть согласованы.

Следует оценить, насколько решение автоматизировать процесс будет критично для персонала: надоело ли им заниматься этой задачей, или, может, наоборот, очень нравится?

Расстроятся ли они, если их заменит машина? Сначала мы думаем про людей, а потом про bus factor. В решениях должен быть баланс.

Чаще всего люди настроены против алгоритма, потому что боятся потерять свое место в компании.

И если у нас нет цели уволить людей — а с учетом дефицита кадров увольнять людей очень недальновидно — нужно помочь им найти для себя новую, интересную задачу.

Получается не травмирующий план «внахлест» — внедрение алгоритма и перевод человека на новую функцию.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в
зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.

Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.

В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:

• нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация
  процессов направлена на выполнение оперативных задач (например, исполнение производственного процесса), поддержания установленных параметров (например,
  работа автопилота), сохранения определенных режимов работы (например, температурный режим в газовом котле).
• уровень управления производством или тактический уровень. Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными
  процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством (планирование производства, планирование обслуживания),
  процессы управления ресурсами, документами и т.п.
• уровень управления предприятием или стратегический уровень. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических
  и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное
  и стратегическое управление.

Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM
системы, ERP системы, OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на
три базовых типа.

Типы систем автоматизации включают в себя:

• неизменяемые системы. Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может
  быть изменена в ходе процесса.
• программируемые системы. Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации
  процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы
  системой.
• гибкие (самонастраиваемые) системы. Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации
  процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.

Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.

Программное обеспечение

Главный инструмент в цифровизации — BPM для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления. ВРМ осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования процессов. Этот инструмент помогает организации быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.

В сочетании с ВРМ используют специальное программное обеспечение — далее рассмотрим виды ПО и их особенности:

• 1С — используется для цифровизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
• CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-сервис создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
• Project Management системы — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Такое решение помогает повысить производительность и соблюдать дедлайны.
• Системы аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных действий. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.

Кстати, программное обеспечение все чаще использует технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интерпретации неструктурированных данных. Это приводит к улучшению пользовательского опыта, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователя, не требуя привлечения технического специалиста.

Какие системы используют для автоматизации

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Так выглядит воронка продаж с заказами в CRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

Так выглядит база вакансий в HRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

Так выглядит работа с документами в ECM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

Так выглядит моделирование бизнес-процесса в BPM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

Так выглядит статистика по складу в WMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

Так выглядят рейсы и маршрутные листы на рабочем месте логиста в TMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

Так выглядит модуль с заказами клиентов в ERP-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Причина № 1: ускорение развития и уменьшение затрат

В основе любой автоматизации лежит алгоритм, основанный на исторических данных, инструментах и методах.

Можно фонтанировать идеями, инвестировать в реализацию и понимать, что что-то не работает, а вот что именно — не понимать.

Например, часть процессов сборки заказов вполне можно перевести на программу, исключив человеческое вмешательство.

Но как лучше расставить продукты на полке или складе? Только пройдя через процесс последовательной автоматизации ручных операций можно выявить его оптимальное выполнение. 

Разложение больших процессов на малые помогает получить целостную картину происходящего внутри, которая покажет, что именно нужно оставить, а что лучше исключить из цепочки процессов.

Так вы сможете увидеть, что происходит внутри большого процесса, и какие именно недочеты тормозят другие процессы.

В некоторых случаях, если, например, нельзя сразу автоматизировать процесс, может появиться вопрос: зачем это вообще надо? Ведь уже есть сложившийся пазл, а внедрение технологий будет стоить денег и времени…

Конечно, можно ничего не менять, но вместе с компанией будет расти штат, и в какой-то момент затраты на фонд оплаты труда станут выше, чем выручка.

5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду

Виды бизнес-процессов

Чтобы понять, в чем суть автоматизации внутренних процессов, необходимо разобраться, какими они бывают. Всего выделяют 4 вида:

• Основные — это бизнес-процессы, которые напрямую влияют на прибыль: производство, работа с клиентами, продажи.
• Вспомогательные — влияют не прямо, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерский учет.
• Управленческие — процессы, которые помогают управлять бизнесом. Сюда относят решение текущих задач, мотивацию и контроль персонала.
• Развивающие — процессы, благодаря которым фирма развивается. Например, планирование, обучение персонала, прогнозирование.

Также бизнес-процессы разделяют по следующему принципу:

• Большие — затрагивают сразу несколько сотрудников или даже отделов.
• Повторяющиеся с определенной периодичностью, например, отгрузки, закупки, продажи, акции.
• Бизнес-процессы с сильным влиянием — от них сильно зависят другие процессы и в целом активность компании. Например, выпуск релиза нового продукта или обучение новых сотрудников.
• Требовательные к дедлайнам — поддержка клиентов, запуск промо и акций.
• Рутинные — часто повторяются, занимают много времени, но не нуждаются в больших интеллектуальных затратах. Например, формирование пакетов документов, закупки, отгрузки.

В целом, автоматизировать можно любые бизнес-процессы, если они упрощают работу персонала, помогают взаимодействовать с клиентами, повышают производительность без снижения качества продукта.

Определение

В отношении процесса роботизации и автоматизации часто используется термин «Индустрия 4.0», означающий четвертую промышленную революцию. Это напрямую связано с использованием промышленных роботов в производственных процессах и интеграцией работы человека и машины. Такая концепция касается обработки данных и внедрения новых технологий. Индустрия 4.0 также связана с оцифровкой производства, заключающаяся в подключении устройств и систем, в том числе через Интернет. Таким образом можно будет быстро анализировать производственные данные, количество которых огромно. Большие изменения произойдут и в процессах, связанных с управлением производством.

Промышленная революция приведет к отходу от линейных процессов и традиционных методов управления в пользу нелинейных процессов и разветвленной сети связей. Также выделим изменения, появившиеся благодаря такой концепции:

• Автономная работа систем с изменением структуры и функций;
• Производство станет гибким, персонализированным и, следовательно, обремененным меньшими затратами;
• Применение новых технологий: облачные вычисления, инкрементальная печать, обширный анализ больших данных, искусственный интеллект и совместные роботы.

Тенденции системы автоматизации бизнес-процессов

В 2021 году можно выделить несколько актуальных тенденций в автоматизации внутренних процессов:

• Внедрение и запуск систем самообслуживания. Например, продажа, оформление, хранение заказа.
• Облачные технологии — отличное решение для компании, которые не видят смысла расширять свои серверные мощности.
• Маркетинг — CRM и BI. Если настроить рекламу и поиск клиентов, можно значительно увеличить прибыль.
• Внедрение RPA. Чтобы разгрузить сотрудников, часть задач по обработке информации можно делегировать роботизированным системам.
• Точная аналитика. Сервисы WI-FI позволяют проводить сравнительный анализ целевой аудитории по разным критериям для выявления покупательского поведения.
• Сочетание офлайн и онлайн взаимодействия с клиентом. Целевой аудитории необходимо предоставить возможность перехода между каналами без утраты преимуществ.
• Анализ данных в текущий момент — специальное ПО помогает отслеживать изменения, отчеты и динамику для быстрого принятия решений.
• Специальные инструменты для обработки больших объемов информации — упрощают работу с базами данных.

Благодаря грамотной и своевременной автоматизации можно улучшить положение дел в любом бизнесе — от цветочного магазина до крупного поставщика стройматериалов.

Положительные стороны внедрения автоматизации на производствах

Установка современных компонентов и автоматизирующих систем наделяет предприятия следующими конкурентными достоинствами:

• оборудование промышленной автоматизации не может заменить человека, но работает под его контролем, т.к. это значительно снижает нагрузку и облегчает условия труда;
• себестоимость выпускаемых товаров значительно понижается, но качество и скорость изготовления растет, т.е. предприятие может тратить гораздо меньше времени, а производить больше;
• технологический производственный процесс постоянно контролируется, а в случае острой необходимости в него вносятся коррективы для того чтобы товар полностью мог соответствовать требуемым стандартам;
• автоматизированные системы – новое оснащение, которое позволяет предприятию экспериментировать с сырьем и менеджментом, добиваясь в итоге поставленных целей.

Применяя все доступные на сегодняшний день технические и программные возможности для управления индустриальным предприятием, современная промышленная автоматизация компаний закладывает надежный фундамент для своего последующего развития. Это позволяет выстроить грамотную тактику и стратегию с учетом всех возможных рисков.

Больше об автоматизации промышленных производств можно узнать на ежегодной выставке «Электро».

Современные технологии промышленной автоматизацииПромышленная автоматизацияПромышленная автоматизация компаний

Классификация

Существует несколько классификаций процессов компьютеризации предприятия, но эффективнее всего разделять эти системы в зависимости от их степени внедрения в общий производственный цикл. На этом основании автоматизация бывает:

Эти разновидности – всего лишь уровни автоматизации производства, которые зависят от размера предприятия и объема технологичных работ.

Частичная автоматизация – это комплекс операций по усовершенствованию производства, в рамках которого происходит машинизация одного действия. Она не требует формирования сложного управленческого комплекса и полной интеграции смежных систем. На этом уровне компьютеризации допускается участие человека (не всегда в ограниченном объеме).

Комплексная автоматизация позволяет оптимизировать работу крупного производственного подразделения в режиме единого комплекса. Ее применение оправдана только в рамках крупного инновационного предприятия, где используется максимально надежное оборудование, поскольку поломка даже одного станка рискует остановить всю рабочую линию.

Полная автоматизация – это комплекс процессов, которые обеспечивают независимую работу всей системы, в т.ч. управление производством. Ее внедрение наиболее затратно, поэтому эта система используется на крупных предприятиях в условиях рентабельного и стабильного производства. На этом этапе участие человека сведено к минимуму. Чаще всего оно заключается в контроле системы (например, проверка показаний датчиков, устранение мелких неполадок и т. д.).

Причина № 3: перераспределение кадровых ресурсов

Как «Утконос Онлайн» заменил целый отдел одним кодом?

Иногда на автоматизацию процессов приходится смотреть с точки зрения минимальных затрат.

Например, в «Утконос Онлайн» был процесс, который предусматривал привлечение дополнительных логистов, что выходило за рамки запланированного бюджета.

Это была базовая, примитивная программа без достаточного количества исторических данных. Мы написали алгоритм и отточили его на реальных пользователях. Все это заняло примерно 3-4 месяца. 

Это также избавляет от необходимости расчета bus factor — что означает меру сосредоточения информации среди остальных членов проекта. Bus factor показывает, сколько в команде человек, без которых проект не может быть жизнеспособен. Алгоритм же лишен человеческих слабостей — это его преимущество.

Рост умных фабрик

Умные фабрики напрямую связаны с термином Индустрия 4.0. Умные фабрики должны использовать роботизированные системы, совершенно новые методы организации производства и «Интернет вещей». Последний термин часто называют «Интернетом будущего» и связан с данными, производимыми всевозможными интеллектуальными объектами, окружающего человека каждый день. Их следует использовать таким образом, чтобы максимально улучшить жизнь человека. Ценность рынка Интернета вещей постоянно растет, что напрямую связано с увеличением расходов на интеллектуальные технологии, особенно в сфере домашнего хозяйства. Возможности, предлагаемые этой технологией, сегодня используются в системах управления дорожным движением в городах, что уменьшает пробки, или в управлении водными ресурсами.

Также выделим оставшиеся возможности такой технологии:

• Персонализация продуктов;
• Минимизация участия сотрудников в производственных процессах;
• Отказ от традиционных сборочных линий и производственных линий в пользу автономных транспортных тележек;
• Использование RFID-меток, то есть специальных чипов, которые хранят и отправляют данные с помощью радиоволн. Благодаря их размещению на изделиях появится возможность автоматического подбора инструментов по станкам;
• Использование Интернета вещей для мониторинга производственных процессов и контроля энергопотребления, что позволит вам лучше оптимизировать производство и повысить эффективность.

В настоящее время понятие «умная фабрика» не до конца известна. Однако все больше производственных компаний заявляют, что используют определенные элементы и технологии, связанные с этим аспектом Индустрии 4.0.

Виды автоматизируемых процессов

В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно
разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.

Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные
производители, нефтегазодобывающие предприятия.

Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного
предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия
электронной промышленности, электростанции и т.п.

Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и
пр.

Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.

К таким процессам относятся:

• бизнес процессы – это процессы, обеспечивающие взаимодействие внутри организации и с внешними заинтересованными сторонами (потребителями, поставщиками,
  надзорными органами и пр.). К этой категории процессов можно отнести процессы маркетинга и продаж, взаимодействия с потребителями,
  процессы финансового, кадрового, материального планирования и учета и пр.
• процессы проектирования и разработки – это все процессы, связанные с разработкой продукции или услуги. К таким процессам относятся процессы планирования
  разработки, сбора и подготовки исходных данных, выполнение проекта, контроль и анализ результатов проектирования и пр.
• процессы производства – это процессы, необходимые для производства продукции или предоставления услуг. К этой группе относятся все производственные и
  технологические процессы. Они также включают в себя процессы планирования потребности и планирования мощностей, логистические процессы и процессы обслуживания.
• процессы контроля и анализа – эта группа процессов связана со сбором и обработкой информации о выполнении процессов. К таким процессам относятся
  процессы контроля качества, операционного управления, процессы контроля запасов и пр.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают
автоматизацию этих процессов.

Пример Технических заданий на автоматизацию некоторых подсистем предприятия можно посмотреть и приобрести в интренет
магазине «Менеджмент качества».

Техническое задание на подсистему «Склады»

ТЗ на подсистему «Склады» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации
складским хозяйством промышленного предприятия.

Документ включает в себя 26 страниц. Формат документа — Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает
редактирование и внесение изменений.

Техническое задание на подсистему «Документооборот»

ТЗ на подсистему «Документооборот» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации
документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа — Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает
редактирование и внесение изменений.

Техническое задание на подсистему «Закупки»

ТЗ на подсистему «Закупки» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации
закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.

Документ включает в себя 23 страницы. Формат документа — Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает
редактирование и внесение изменений.